Animer une réunion technique

Objectifs de la formation

Comprendre l'importance des réunions techniques pour la prise de décision et la résolution de problèmes.
Identifier les différents types de réunions techniques et leurs objectifs spécifiques.
Apprendre à définir clairement les objectifs et l'ordre du jour d'une réunion technique.
Maîtriser les techniques pour encourager la participation active et l'engagement de tous les participants.
Acquérir des compétences en gestion du temps pour maintenir les réunions techniques dans les délais impartis.
Développer des compétences en communication pour faciliter la compréhension et la collaboration entre les membres de l'équipe.
Savoir gérer les situations difficiles et les conflits éventuels au cours d'une réunion technique.
Apprendre à conclure une réunion technique de manière efficace et à suivre les actions décidées.

Publics

Managers, responsables de services, chef(fe)s d'équipes, chef(fe)s projet...

Contenu de la formation

1. Introduction aux réunions techniques

Rôles et responsabilités du manager en tant qu'animateur de réunion technique : Comprendre les attentes liées au rôle de l'animateur, y compris la gestion de l'ordre du jour, la facilitation de la discussion, la prise de décisions, et le suivi des actions.
Les avantages et les défis des réunions techniques : Identifier les bénéfices des réunions techniques bien menées, tels que la résolution de problèmes, la coordination interdépartementale, la créativité, tout en reconnaissant les défis potentiels tels que les pertes de temps, le manque d'engagement, et les conflits.
Comprendre les différents types de réunions techniques : Explorer les réunions de planification, de revue de projet, de résolution de problèmes, de suivi de performance, etc., afin de comprendre leurs objectifs spécifiques et les compétences d'animation requises.

2. Planification et préparation

Définir les objectifs et l'ordre du jour de la réunion : Apprendre à établir des objectifs clairs pour chaque réunion, à déterminer les points à aborder, et à organiser ces points de manière logique pour maintenir l'attention des participants.
Inviter les participants pertinents et gérer les listes d'invités : Identifier les parties prenantes clés et les inviter de manière appropriée, en veillant à ce que la réunion soit bien ciblée et que les bonnes personnes y participent.
Préparer la documentation et les supports visuels nécessaires : Savoir fournir aux participants des informations préliminaires, des documents de travail et des supports visuels pour faciliter la discussion et la prise de décisions.

3. Techniques d'animation

Créer un environnement propice à la participation : Comprendre l'importance de l'accueil, de l'instauration d'un climat de confiance, et de la reconnaissance de la valeur de chaque participant.
Utiliser des techniques d'animation pour stimuler l'engagement : Apprendre à utiliser des méthodes interactives telles que les icebreakers, les brainstormings, les études de cas, les jeux de rôles, et les sondages pour maintenir l'attention et la participation active.
Encourager les échanges constructifs et l'expression des idées : Savoir faciliter les discussions, gérer les tours de parole, et encourager la contribution de tous, même des participants plus introvertis.

4. Gestion du temps et des interactions

Établir un planning réaliste pour la réunion : Comprendre comment allouer le temps en fonction de l'importance des points à discuter, et apprendre à s'y tenir pour éviter de dépasser les horaires prévus.
Savoir gérer les discussions pour éviter les débordements : Utiliser des techniques pour rester concentré sur les sujets à l'ordre du jour, tout en étant conscient des tangentes potentielles et en les gérant de manière efficace.
Faire face aux comportements perturbateurs : Identifier les comportements tels que la monopolisation de la parole, les déviations excessives, et savoir comment y répondre de manière professionnelle.

5. Communication efficace

Utiliser une communication claire et concise : Pratiquer la communication structurée, éliminer le jargon, et utiliser des phrases simples pour transmettre des informations complexes.
Écouter activement et poser les bonnes questions : Comprendre l'importance de l'écoute active, de la reformulation, et savoir poser des questions ouvertes pour encourager la participation et la réflexion.
Fournir des réponses appropriées et des clarifications : Savoir comment répondre aux questions, résoudre les malentendus et clarifier les points flous de manière efficace.

6. Gestion des conflits

Identifier les signes précoces de conflits potentiels : Apprendre à repérer les signes de désaccord, de tension ou de malaise, et savoir comment intervenir de manière précoce pour prévenir l'escalade.
Utiliser des stratégies de gestion de conflits pour maintenir l'harmonie : Explorer les méthodes de résolution de conflits, telles que la recherche de compromis, la clarification des attentes, et la communication assertive.
Transformer les divergences en opportunités de résolution de problèmes : Comprendre que les divergences d'opinions peuvent être bénéfiques si elles sont gérées de manière constructive, et apprendre à les canaliser vers des solutions créatives.

7. Clôture et suivi

Résumer les points clés et les actions convenues : Faire une synthèse des discussions, des décisions prises, et des actions à entreprendre pour garantir que tout le monde ait une compréhension commune.
Assigner les tâches et les responsabilités : Identifier clairement qui est responsable de chaque action décidée, établir des délais et des échéances.
Suivre les actions convenues après la réunion : Comprendre l'importance du suivi, et mettre en place des mécanismes pour vérifier l'avancement des actions décidées lors de la réunion

Infos pratiques

1 à 3 jours.

1 à 13 stagiaires.

Aucun prérequis.

Ouvert à toutes et tous.

Tarif : Inter-entreprises: 650 euros HT / Intra-entreprise: votre devis sur mesure.

Pour toute demande particulière d'adaptation ou d'accessibilité, contactez-nous !

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Qu'est-ce qu'un OPCO ?

Un OPCO (OPérateur de COmpétences) est un organisme agréé par l'Etat qui accompagne les entreprises et les salariés dans leurs évolutions professionnelles grâce à la formation professionnelle continue.

Il facilite, favorise, finance des actions de formation au profit des actifs et entreprises d'une branche professionnelle afin de faire face aux mutations technologiques, économiques, réglementaires et environnementales de leur secteur d'activité.

Il est donc l'interlocuteur privilégié des entreprises et salariés en matière de formation professionnelle, développement et gestion des compétences, alternance ou reconversion professionnelle. Il existe 11 OPCO couvrant l'ensemble des branches professionnelles.

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Quelles sont les conditions d’annulation ou de report d’une formation ?

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